1. Профессии
  2. Профессии управления, менеджмента, государственного и муниципального управления

Профессия секретарь-машинистка

  • 3 программы обучения
  • 29 вузов
  • 5 колледжей
  • Уходящая профессия

Поделиться с друзьями

О профессии секретаря-машинистку

Секретарь-машинистка — это специалист в сфере делопроизводства и офисной работы, помогает руководителю, выполняет организационные и административные обязанности. 

Секретарь-машинистка должна уметь работать на компьютере, владеть навыками быстрого набора текста, быть грамотной, знать офисную технику, документооборот и основы организации труда.

В этой статье: 


— Чем занимается секретарь-машинистка

— Специализации секретарей-машинисток

— Кому подойдет профессия секретаря-машинистки

— Карьера секретаря-машинистки

— Востребованность секретаря-машинистки

— Где работает секретарь-машинистка

— Зарплата секретаря-машинистки

— Будущее профессии секретаря-машинистки


Профессия «секретарь-машинистка» относится к профессии секретаря

Секретарь

54 вуза 1 колледж 3 программы

Секретарь

Основная профессия

 

Чем занимается секретарь-машинистка

Секретарь-машинистка выполняет разнообразные обязанности, направленные на поддержку эффективного функционирования офиса и обеспечение организационной поддержки. Вот перечень основных функций секретаря-машинистки:

  • Ведение документации: Оформление и классификация документов. Работа с корреспонденцией: прием, регистрация, отправка.
  • Прием и передача телефонных звонков: Принятие входящих звонков. Переадресация звонков соответствующим сотрудникам. Оставление сообщений и записей при необходимости.
  • Организация рабочего пространства: Поддержание порядка на рабочем месте. Подготовка рабочего кабинета к встречам и мероприятиям.
  • Планирование встреч и мероприятий: Организация расписания встреч и важных событий. Подготовка необходимых материалов и документов.
  • Машинописные работы: Ввод и форматирование текстов на печатной машинке или компьютере. Подготовка писем, отчетов, презентаций и других документов.
  • Работа с офисной техникой: Умение обслуживать и обращаться с офисной техникой (печатающие устройства, факсы, сканеры). Поддержание и обеспечение работоспособности офисного оборудования.
  • Содействие в организации мероприятий: Подготовка и оформление материалов для совещаний и мероприятий. Обеспечение необходимых ресурсов для проведения мероприятий.
  • Обеспечение коммуникации: Своевременное и точное информирование коллег и посетителей офиса. Обеспечение эффективной коммуникации внутри офиса.
  • Помощь в решении организационных вопросов: Поддержка сотрудников в решении мелких организационных вопросов. Выполнение поручений руководства.

Эти функции позволяют секретарю-машинистке эффективно обеспечивать бесперебойное функционирование офиса и создавать комфортные условия для работы персонала.
 

Специализации секретарей-машинисток

Секретарь-машинистка может иметь различные специализации в зависимости от характера и особенностей работы в конкретной организации. Вот несколько возможных специализаций:

  • Секретарь-референт: Специализация на ведении документации и обеспечении офисной работы.Высокие навыки в оформлении и классификации документов.
  • Секретарь-ассистент: Специализация на предоставлении административной поддержки руководителю или менеджерам. Организация рабочего времени, планирование встреч и мероприятий.
  • Секретарь-ресепшионист: Специализация на работе на ресепшн или фронт-офисе. Прием посетителей, работа с телефонными звонками, обеспечение комфортной атмосферы в приемной.
  • Секретарь-машинистка в юридической фирме: Специализация на оформлении юридических документов. Знание особенностей юридической терминологии.
  • Секретарь в образовательном учреждении: Специализация на поддержке офисной работы в школах, университетах, тренинговых центрах. Работа с документацией, координация расписания и событий.
  • Секретарь-архивариус: Специализация на работе с архивами и документацией. Организация хранения и систематизации документов.

Каждая из этих специализаций предполагает определенные навыки и знания, а также может потребовать дополнительной подготовки в соответствующей области.
 

Кому подойдет профессия секретаря-машинистки

Профессия секретаря-машинистки подойдет людям, обладающим определенными качествами и интересами. Вот некоторые черты личности и навыки, которые могут сделать эту профессию подходящей:

  • Организованность: Секретарь-машинистка должна быть хорошо организованной и уметь эффективно управлять своим временем.
  • Коммуникабельность: Коммуникативные навыки важны для взаимодействия с коллегами, посетителями и партнерами по бизнесу.
  • Точность и внимание к деталям: В работе с документацией и важными материалами требуется высокая точность и внимание к деталям.
  • Готовность работать с техникой: Знание и умение обращаться с офисной техникой, компьютерами, принтерами и телефонами.
  • Дипломатичность: Умение решать конфликты и обращаться с информацией.
  • Готовность к многозадачности: В секретариате часто требуется одновременно выполнять несколько задач.

Профессия секретаря-машинистки подходит для тех, кто может организовывать свою работу, готов заниматься поддержкой бизнес-процессов, обеспечивать эффективное функционирование офиса и выполнять распоряжения руководства.
 

Карьера секретаря-машинистки

Карьера секретаря-машинистки может развиваться в зависимости от опыта, навыков и стремлений работника. Ниже представлена примерная карьерная лестница:

  • Секретарь-машинистка: Ввод и обработка документов, поддержка офисной деятельности, прием и направление телефонных звонков, встреча посетителей. Организация рабочего пространства, ведение расписания, выполнение поручений руководства.
  • Личный секретарь руководителя: Расширенные секретарские функции, включая организацию деловых поездок, встреч и переговоров. Подготовка презентаций, координация деловой переписки, поддержка в решении организационных вопросов.
  • Ассистент руководителя: Широкий спектр обязанностей, включая участие в управленческих решениях, контроль над рабочим процессом и взаимодействие с другими подразделениями. Подготовка аналитических материалов, участие в планировании бизнес-процессов, координация работы офиса.
  • Руководитель офиса/секретарь-референт: Управление офисной деятельностью, взаимодействие с партнерами и клиентами, принятие решений на оперативном уровне. Оптимизация бизнес-процессов, разработка стратегических планов для офиса.
  • Офис-менеджер: Полное управление офисом, включая координацию всех его функций, руководство персоналом, управление бюджетом офиса. Развитие офисной инфраструктуры, оптимизация работы персонала, стратегическое управление офисом.
  • Директор по административным вопросам: Высший уровень управления административными функциями компании, включая стратегическое планирование и координацию деятельности офисов. Разработка политики компании в сфере административного обслуживания, решение сложных организационных вопросов.

Каждый из этих этапов представляет собой шаг вверх на карьерной лестнице, и продвижение зависит от личных достижений, профессиональных навыков и стремлений секретаря-машинистки.
 

Востребованность секретаря-машинистки

Профессия секретаря-машинистки востребована обществом по нескольким аспектам, обеспечивая эффективное функционирование организаций и улучшение производительности. Вот несколько аспектов значимости этой профессии:

  • Организация и координация рабочих процессов: Секретари-машинистки отвечают за поддержание порядка в рабочем пространстве, эффективное распределение информации и организацию рабочих задач. Это способствует более гладкому функционированию организации в целом.
  • Обеспечение эффективной коммуникации: Секретари-машинистки играют ключевую роль в обеспечении коммуникации как внутри организации, так и с внешними сторонами. Это способствует улучшению взаимодействия между сотрудниками, клиентами и партнерами.
  • Поддержание документооборота: Секретари-машинистки ответственны за управление и обработку документации, что имеет критическое значение для соблюдения норм и стандартов, а также для предотвращения возможных ошибок.
  • Секретари-машинистки как лицо организации: Секретарь-машинистка часто является первым контактным лицом организации, встречая гостей, обрабатывая телефонные звонки и создавая первое впечатление об организации.
  • Помощь в управлении временем: Секретари-машинистки помогают руководству и другим сотрудникам управлять своим временем, организовывают расписание встреч, подготавливают документы и обеспечивают готовность к необходимому сроку.

В целом, профессия секретаря-машинистки поддерживает эффективное функционирование организаций, способствуя их успеху и развитию. Значимость этой профессии проявляется в повседневной поддержке рабочих процессов и обеспечении гармоничного взаимодействия внутри организации и с внешними сторонами.
 

Где работает секретарь-машинистка

Секретарь-машинистка может работать в различных организациях и учреждениях, где требуется организационная и административная поддержка. Вот несколько из них:

  • Коммерческие предприятия: В офисах компаний и фирм секретарь-машинистка оказывает административную поддержку руководству и сотрудникам.
  • Государственные учреждения: В различных уровнях государственного управления секретарь-машинистка может обеспечивать поддержку в офисных процессах и взаимодействии с общественностью.
  • Образовательные учреждения: В школах, университетах и других образовательных организациях секретарь-машинистка поддерживает офисную работу и обеспечивает координацию деятельности.
  • Юридические фирмы: В юридических офисах секретарь-машинистка может оказывать административную помощь юристам и обеспечивать офисную деятельность.
  • Некоммерческие организации: В благотворительных организациях, общественных объединениях и других некоммерческих учреждениях секретарь-машинистка может выполнять разнообразные административные функции.

Работа секретарь-машинистки часто связана с обеспечением офисной эффективности и координацией деятельности различных служб и отделов в организации.
 

Зарплата секретаря-машинистки

Заработная плата секретаря-машинистки в России может варьироваться в зависимости от ряда факторов, таких как уровень опыта, регион работы, размер компании и отрасль. Ниже приведены примерные диапазоны заработных плат для секретарей-машинисток:

Москва:

  • Начальный уровень (0-1 год опыта) — от 40 000 до 60 000 рублей в месяц.
  • Средний уровень (3-6 лет опыта) — от 60 000 до 90 рублей в месяц.
Санкт-Петербург:
  • Начальный уровень (0-1 год опыта) — от 35 000 до 55 000 рублей в месяц.
  • Средний уровень (3-6 лет опыта) — от 55 000 до 80 000 рублей в месяц.

Регионы:

  • Начальный уровень (0-1 год опыта) – от 30 000 до 60 000 рублей в месяц.
  • Средний уровень – от 50 000 до 90 000 рублей в месяц. 

Эти цифры являются лишь ориентировочными и могут изменяться в зависимости от конкретных условий рынка труда и требований конкретного работодателя.
 

Будущее профессии секретаря-машинистки

Новые технологии будут оказывать существенное влияние на характер труда секретарей-машинисток, придавая этой профессии более современный и эффективный характер. Некоторые изменения могут включать в себя:

  • Автоматизация рутинных задач: С развитием технологий, рутинные задачи, такие как ввод данных, обработка документов и организация расписания, могут быть полностью или частично автоматизированы с использованием программ и искусственного интеллекта.
  • Электронные коммуникации: Секретари-машинистки будут все больше использовать средства электронной коммуникации для обмена информацией, планирования встреч и ведения рабочей переписки.
  • Виртуальные ассистенты и боты: Использование виртуальных ассистентов и чат-ботов может существенно упростить коммуникацию и обработку запросов, освобождая время секретарей для более стратегических задач.
  • Облачные технологии: Хранение и обмен документами в облаке позволит секретарям-машинисткам более эффективно работать с информацией и обеспечивать ее доступность в любой момент.
  • Цифровые платформы для управления задачами: Использование цифровых платформ для планирования задач, управления проектами и контроля рабочего процесса может улучшить организацию рабочего времени и увеличить производительность.

Эти технологические изменения могут освободить секретарей-машинисток от рутины, позволяя им фокусироваться на более стратегических и креативных аспектах своей работы. Тем не менее, для успешной адаптации к изменениям необходимо будет приобретать новые навыки и освоить использование новых инструментов.